Если вы работаете в бухгалтерии больше пары лет, то знаете, что до 2012 года проверка кассы, а точнее — кассовой дисциплины, проводилась банками. Особых проблем они не доставляли, поскольку были они регулярно, но редко (раз в два года), и перечень проверяемых документов был совсем небольшой.
И вот с 2012 года пришло к нам счастье – проверка кассовой дисциплины теперь прерогатива налоговой. Что проверяется, как это происходит, чем грозит организации? Несмотря на несколько прошедших лет, вопросы у бухгалтеров все еще остаются. О самом важном при проверках кассы – в этой статье.
Есть ли право?
Что дает право налоговым органам проверять кассу:
- Согласно ст.7 закона от 22.05.2003г. №54-ФЗ – налоговые органы осуществляют контроль за применением ККТ.
- Согласно п.1 ст.7 закона от 21.03.1991г. №943-1 «О налоговых органах Российской Федерации».
Проверки проводятся налоговиками в соответствии с Административными регламентами, познакомиться с которыми будет нелишним и для организаций. Напрямую касающихся кассы, два:
— Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения (утвержден Приказом Минфина от 17.10.2011г. №132н).
— Административный регламент исполнения ФНС государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей (утвержден Приказом Минфина от 17.10.2011г. №133н).
Проверка кассы по шагам
Проверка кассы налоговой в самом общем виде выглядит так:
1. Принимается решение руководителя налоговой инспекции о проведении проверки. Предъявляются поручение на проверку и служебные удостоверения.
2. Получение и рассмотрение документов. Перечни документов даются в п.29 Регламента (проверка полноты учета выручки), п.34 Регламента (проверка контрольно-кассовой техники).
Среди документов (п.29 Регламента):
— журнал кассира-операциониста, акты возвратов денег покупателям по неиспользованным чекам, распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ, использованных накопителей, контрольные ленты, справка-отчет кассира-операциониста
— , журналы регистрации кассовых документов, авансовые отчеты;
— БСО, акты приемки БСО, книги учета БСО, акты о списании;
— книги учета доходов и расходов (ИП на ОСНО, ИП и организаций на УСН, ИП на патенте, ИП на ЕСХН)
— документ об установлении лимита кассы и др.
При проверке ККТ кроме книги кассира-операциониста, контрольных лент и т.п. проверяется карточка регистрации, паспорт ККТ, договор техподдержки и др. (полный перечень смотрите в Регламенте, п.34).
Если организация или ИП на ЕНВД и использует товарные чеки или квитанции, то представляются документы, связанные с их выдачей.
Могут ли затребовать еще что-то, прямо не перечисленное в Регламенте? Да, поскольку список открыт. Конечно, в Регламенте сказано, что документы, не относящиеся к предмету проверки, налоговики затребовать не имеют право. Но решение о том, что относится к проверке, а что нет, принимают опять же сами проверяющие.
Документы предоставляются в первый рабочий день с начала проверки. Они могут быть оригиналами или заверенными копиями. Если организация не представляет документы в срок, ей грозит ответственность по ст.19.4.1 за воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора).
3. Собственно проверка. Изучаются хозяйственные операции, совершенные за период проверки. Проводятся осмотры, инвентаризации, ведется наблюдение. Обязательно проверяются денежные средства в ящике ККТ.
4. Оформление результатов проверки, которые фиксируются в акте (выявленные и документально подтвержденные факты нарушений или их отсутствие). В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ представители налоговых органов возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении.
Сроки проверки:
— проверка ККТ – не более 5 рабочих дней с даты выписки поручения руководителя инспекции;
— проверка полноты учета выручки – не более 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому объекту поручения руководителя.
Административная ответственность
Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью предусмотрена ст.15.1 КоАП за:
- осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов ();
- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов ().
Наказание – административный штраф:
— на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.;
— на юридических лиц от 40 000 до 50 000 руб.
Обратите внимание, если нарушение совершено должностным лицом, то организация все равно несет ответственность (Постановление ФАС ПО от 28.07.09г. №А12-5867/2009).
Налоговая ответственность
Проверка кассовых операций в случае выявления нарушений может грозить не только административным штрафом. За что еще могут наказать?
За отсутствие первичных документов по кассовым операциям грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст.120 НК). Он же светит за несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.
Размеры штрафов:
— деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения — 10 000 руб.;
— нарушения совершены в течение более одного налогового периода — 30 000 руб.
Частота проверок
Количество и периодичность проверок полноты учета выручки ничем не ограничена. А это означает, что инспекторы могут вас проверять хоть каждый день. В письме ФНС от 12.09.2012г. №АС-4-2/15195 это подтверждается.
Положения федерального закона от 26.12.2008г. №294-ФЗ не применимы при осуществлении государственными органами мероприятий по финансовому контролю (об этом в письме Генеральной прокуратуры РФ от 25.06.2009г. №73/3-133-2009, которое направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 07.07.2009г. №ШТ-17-2/128@).
Средняя периодичность проверок – один раз в год. План проверок составляет УФНС, если организация в него не попала, то проверять ее будут в случае жалоб (внеплановые проверки). Что может быть поводом для внеплановой проверки:
— если были ранее выявлены нарушения;
— жалобы, например, о невыдаче чека, БСО;
— жалобы на «черные» и «серые» зарплаты;
— убытки.
Глубина проверок
Максимальный период, который могут проверить, не определен законодательно. Согласно ст.4.5 КоАП, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения административного правонарушения.
Для длящихся правонарушений срок – два месяца с момента обнаружения. Определение длящегося правонарушения можно посмотреть в Постановлении 14 арбитражного апелляционного суда от 30.06.2014г. по делу №А05-2033/2014 – это длительное непрекращающееся невыполнение или ненадлежащее выполнение предусмотренных законом обязанностей.
Тогда возможно, проверять предыдущие периоды не имеет смысла? Как бы не так! Более вероятно, что проверят более длительный период. Кстати, проверки полноты учета выручки к выездным проверкам не относятся, поэтому на них не распространяется трехгодичный срок глубины проверки (письмо ФНС от 12.09.2012г. № АС-4-2/15195).
Да, ответственность будет грозить только за те нарушения, срок по которым еще не прошел (п. 6 ст. 24.5 КоАП РФ). Но те нарушения, которые «откопают» за прошлые периоды – пища для размышлений о более серьезном визите в вашу организацию.
Правила, которым подчиняется кассовая дисциплина, законодательно регламентированы и подлежат соблюдению всеми субъектами предпринимательской сферы.
В статье раскрыты нормативные аспекты урегулирования этого вопроса, а также порядок проверки предприятий различными контрольно-надзорными органами.
Понятие о кассовой дисциплине
Вместе с КД часто употребляются понятия кассового аппарата (КА) и кассы .
Кассовый аппарат (КА) – это приспособление, которое позволяет выполнять кассовые операции (КО). Касса – абстрактное понятие, которое включает в себя перечень КО, что производятся на предприятии.
Таким образом можно вывести следующее соотношение терминов :
- Касса – наиболее общий термин, так как сюда включаются КО с применением КА .
- КА – техническое средство , которое используется для проведения КО.
- КД должна соблюдаться сотрудниками для нормальной работы кассы.
Правила КД касаются порядка прихода, отчуждения и сохранения денежных средств . При этом во внимание принимаются КО с наличными деньгами .
В основном применение КА является одним из правил КД.
Исключения составляют случаи :
- Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель занимаются отдельным видом деятельности (см. п. 2 ст. 2 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
- Если юридическое лицо или индивидуальный предприниматель находятся на едином налоге на вмененный доход или патентной системе налогообложения.
- Если условия работы субъекта не позволяют использовать КА.
Еще одной отличительной особенностью КД является ее обязательность для всех субъектов предпринимательской сферы.
Нормативно-правовые аспекты регулирования
Список правил , которые должны соблюдать субъекты предпринимательства, прописан в нескольких законодательных актах :
- Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ содержит нормы об использовании технических приборов для проведения КО.
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» устанавливает требования к порядку ведения документации, проведения наличных расчетов с разными категориями лиц и т.п.
- Указание ЦБ РФ № 3073-У от 07.10.2013 «Об осуществлении наличных расчетов» определяет правила расчетов наличными средствами.
- Федеральный закон «О внесении изменений …» от 03.07.2016 № 290-ФЗ включает в себя нормы работы с онлайн-кассой .
- Статьи 15.1 , 14.5 КоАП РФ предусматривают административную ответственность за нарушение КД.
Главные правила соблюдения
Нормативно-правовые акты закрепляют определенные требования к субъектам .
Оформление документации по кассовым операциям
Вести КО должен уполномоченный сотрудник в лице кассира. Ответственным также может выступать собственник или бухгалтер.
Назначение специалиста должно быть закреплено документально (например, в должностной инструкции сотрудника).
Структурное обособленное отделение юридического лица также устанавливает свой ЛК согласно вышеизложенным правилам.
Превысить установленный распорядительным актом лимит можно в следующих случаях :
- Когда производится выплата зарплат или других начислений.
- Если юридическое лицо проводит КО в праздники и выходные .
Другие случаи накопления средств в кассе свыше лимита будут засчитаны как нарушение КД.
Разрешается не устанавливать ЛК индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства.
Учет требований к выдаче наличности сотрудникам
Отчетность подразумевает под собой выдачу средств работнику для выполнения задач и осуществления функций предприятия.
Выдача НС оформляется в соответствующем расчетном документе (ордере), где указывается размер суммы и количество дней, в течении которых сотрудник вправе распоряжаться деньгами.
Бумага составляется произвольно , но с указанием даты выдачи наличных и подписывается начальником.
В течение трех дней после окончания срока, указанного в ордере, отчеты и документы-подтверждения подаются в бухгалтерию.
Проверочные действия бухгалтером организации производятся в период, который устанавливается распоряжением начальства.
Соблюдение ограничений Банка России
Данная практика применяется для расчетов между предпринимателями, которые проводятся за счет наличных средств в рамках одной сделки.
Документ устанавливает следующие этапы проверки :
- Предпринимателю направляется уведомление о проведении налоговой проверки.
- Специалист приезжает на предприятие и осматривает расчетно-кассовые документы на полноту и правильность их составления.
- Производится проверка указанных в документах сумм выручки .
- На основании увиденного инспектор оформляет заключение .
Если в ходе осмотра сотрудник выявляет нарушения, составляется протокол об административном правонарушении.
Контроль налоговой инспекции
Налоговая проверка осуществляется специальным отделом службы по части оперативного контроля.
Проверочные действия проводит инспектор . Целью проверки является выявление нарушений правил КД, установленных в Указах Банка России и других законодательных актах.
Сотрудник налоговой инспекции выезжает на проверяемое предприятие и непосредственно знакомится с порядком работы с кассой и отчетной документацией.
Каждое нарушение фиксируется в протоколе , после чего на организацию накладываются административные санкции .
Практика показывает, что инспекторы чаще всего обнаруживают:
- нарушение порядка ведения КасК или ее полное отсутствие;
- несоблюдения ограничения в 100 тыс. руб. при заключении сделок;
- ошибки при расчете остатков кассы.
Банковские справки
Еще один субъект, который вправе проверить КД на предприятии, – это банк , осуществляющий его обслуживание.
Каждые два года банки производят проверку кассовой отчетности и в основном проверяют :
- соблюдение лимита на остаток НС в кассе;
- соблюдение правил по ведению КасК, ее наличие и полноту внесенных данных.
По окончании проверки сотрудник составляет справку , которая передается налоговой инспекции.
Выявленные нарушения должны быть устранены , иначе банк вправе наложить денежное взыскание.
Чем грозит несоблюдение кассовой дисциплины
Налоговый инспектор вправе вынести в качестве наказания предупреждение или штраф.
Степень наказания зависит от характера правонарушения.
Предупреждение накладывается, если со стороны предприятия выявлен факт ненадлежащего применения кассового оборудования (см. п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
Также не должно быть выявлено других существенных правонарушений.
Исходя из ст. 15.1 КоАП РФ , денежная санкция в виде штрафа применяется за такие правонарушения, как:
- несоблюдение норм об оприходовании дохода;
- превышение лимита остатка кассы;
- превышение ограничения на КО, проводимые наличными.
Размер штрафа различается в зависимости от вида субъекта:
- индивидуальный предприниматель или ответственный за кассу должен будет заплатить 4-5 тыс. руб.;
- юридическое лицо несет более серьезную ответственность — 40-50 тыс. руб.
Согласно ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ , отсутствие кассово-расчетной техники может стать причиной штрафа:
- для должностного лица – в размере четверти или половины суммы, что была отпущена без применения КА, но не меньше 10 тыс. руб.;
- для юридических лиц сумма равняется от ¾ до полного размера расчетов без использования КА, но не меньше 30 тыс. руб.
Об основных понятиях кассовой дисциплины можно узнать из видеоролика.
11 октября
Название документа:
Письмо ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195
Комментарий:
С текущего года действует новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение). Напомним, что данный порядок распространяется как на юрлиц, так и на индивидуальных предпринимателей. Пояснения, касающиеся соблюдения Положения предпринимателями, ФНС России давала ранее в Письме от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@ (подробнее см. выпуск обзора от 12.01.2012). В комментируемом Письме рассмотрены вопросы длительности и периодичности проверки кассовой дисциплины, а также ведения кассовой книги обособленными подразделениями.
Периодичность и сроки проведения проверок кассовой дисциплины
Контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей осуществляют налоговые инспекции (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Длительность такой проверки не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления организации (предпринимателю) поручения руководителя налогового органа (его заместителя) на проведение проверки (п. п. 19, 23 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее - Регламент)).
ФНС России указала, что проверка кассовой дисциплины не относится к выездным проверкам, поэтому положения налогового законодательства в данном случае не применяются.
Так, действующими нормативными правовыми актами не ограничена периодичность проведения проверок полноты учета выручки. Соответственно, инспекция может проводить такие ревизии несколько раз в год.
Следует отметить, что налоговые органы в ходе проверки кассовой дисциплины вправе затребовать распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег, кассовую книгу, авансовые отчеты и другие документы (п. 29 Регламента). Если в рамках налоговой проверки затребованные инспекцией документы в срок не представлены, то налогоплательщика могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ. Однако поскольку, как указала ФНС России, нормы Налогового кодекса РФ не применяются при проверке кассовой дисциплины, то привлечь к ответственности по ст. 126 НК РФ за непредставление каких-либо документов в ходе такой проверки инспекция не вправе.
Кроме того, из комментируемого Письма следует, что законодательством не определен период, который может быть охвачен проверкой кассовой дисциплины. Для налоговых проверок такой период не может превышать трех лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ), но, как разъяснила ФНС России, это требование на проверки полноты учета выручки не распространяется. А значит, инспекторы могут проверить любой период. Однако привлечь к ответственности за нарушения, выявленные при такой проверке, не всегда получится в связи со следующим.
Как напомнила ФНС России, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является административным правонарушением. Так, согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. для юрлиц и от 4 000 до 5 000 руб. для предпринимателей (в силу ст. 2.4 КоАП РФ они приравниваются к должностным лицам) установлен, в частности, за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. В ст. 4.5 КоАП РФ определены сроки давности привлечения к ответственности за совершение административного правонарушения. Несоблюдение кассовой дисциплины не относится к нарушениям законодательства о налогах и сборах, поэтому срок давности привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ составляет два месяца со дня совершения правонарушения. Соответственно, если инспекторы при проведении проверки полноты учета выручки денежных средств установят превышение лимита остатка, допущенное более двух месяцев назад, то в силу п. 6 ст. 24.5 КоАП РФ за такие правонарушения штраф по ст. 15.1 КоАП РФ на организацию или предпринимателя не может быть наложен. Аналогичные разъяснения содержатся в Письме УФНС России по г. Москве от 23.04.2008 N 09-10/039388@.
Ведение кассовой книги обособленными подразделениями организации
ФНС России со ссылкой на Письмо Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255 указала, что содержащееся в Положении требование о ведении кассовой книги 0310004 должно соблюдаться каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции. При этом неважно, открыт ли подразделению банковский счет для совершения указанных операций.
Напомним, что при получении или выдаче наличных денег кассир осуществляет записи в кассовой книге 0310004 по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 или расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 5.2 Положения). В соответствии с п. 5.6 Положения для контроля соблюдения лимита остатка кассы обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает юрлицу лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня. Такие листы подбираются и брошюруются организацией по каждому обособленному подразделению (п. 2.5 Положения).
Следует отметить, что организации (предприниматели) определяют лимит остатка наличных денег самостоятельно в соответствии с формулой, приведенной в приложении к Положению. Если у обособленных подразделений нет собственных расчетных счетов, то организация определяет такой лимит с учетом наличных денег, хранящихся в подразделениях (п. 1.3 Положения). Обособленные подразделения, имеющие банковские счета, для совершения кассовых операций отдельно устанавливают размер предельного остатка денег в кассе (п. п. 1.2, 1.3 Положения).
Обзор подготовлен специалистами компании «Консультант Плюс » и предоставлен компанией «КонсультантПлюс Свердловская область» - информационным центром Сети КонсультантПлюс в г. Екатеринбурге и Свердловской области
Главные изменения в кассовой дисциплине связаны с тем, что произошел переход на онлайн-кассы. Как следствие этого, появилась возможность не применять некоторые кассовые документы.
МНноие бизнесмены с 1 июля 2017 года используют ККТ с подключением к сети Интернет и заключают договор на техническое обслуживание с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию о платежах в адрес налоговых органов в электронном виде. К ним присоединились и те, у кого срок использования касс был отложен до 1 июля 2019-го.
Ведение кассовой дисциплины в 2019 году
Кассовая дисциплина в 2019 году — это набор правил работы с кассой для организации и ИП. Это касается расходования наличной выручки, хранения налички и работы с ККТ.
Допустимую сумму наличных на конец рабочего дня организации устанавливают самостоятельно, остальное сдают в банк.
Ведение кассовой дисциплины в 2019 году для субъектов малого предпринимательства и ИП выражается в том, что они хранят в кассе столько наличных, сколько необходимо. Сумму устанавливают в приказе о лимите кассы, в противном случае лимит остатка — 0. Превысить лимит можно в дни зарплаты, выходные и праздники. Лимит расчетов наличными между организациями или ИП составляет 100 тыс. руб., с физлицами — ограничений нет. В бумажные документы (кроме ПКО и РКО) можно вносить исправления, электронные подписывают электронными подписями, а исправлять их нельзя.
Расходовать наличные организациям и ИП запрещено (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 №3073-У), исключения предусмотрены для:
- выплат работникам;
- выдачи денег для подотчетных лиц;
- оплаты товаров, работ, услуг;
- возврата покупателям.
Наличные, полученные со счета в банке, расходовать на иные цели не запрещено.
ИП может тратить наличную выручку на личные нужды.
Изменения в кассовой дисциплине
В правила применения ККТ Федеральным законом от 03.07.16 №290-ФЗ внесены серьезные изменения, главным из которых является переход на применение онлайн-касс, передающих информацию о расчетах с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа через оператора фискальных данных в адрес налоговых органов в электронном виде. Информация передается в момент расчета.
Кассовая дисциплина при онлайн-кассах тоже меняется. По мнению Минфина, высказанному в Письме от 16.06.17 №03-01-15/37692, после введения в организации онлайн-касс применение журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) и справки-отчета кассира-операциониста (форма №КМ-6) не является обязательным.
Кроме того, Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У внесены изменения в порядок ведения кассовых операций: для выдачи денег под отчет теперь не требуется полного погашения задолженности по ранее полученной сумме. Кроме того, у подотчетника можно не брать заявление, а оформить выдачу распорядительным документом — например, приказом руководителя.
Ответственность за нарушения правил работы с ККТ
Штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины 2019 регламентирует КоАП . За нарушение кассовой дисциплины 2019 штраф назначается, исходя из тяжести нарушения.
За расчеты наличкой и накопление в кассе сверх установленных размеров (ст. 15.1 ) штраф для должностных лиц — от 4000 до 5000 руб., для юрлиц — от 40 000 до 50 000 руб.
За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5 ):
- за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
- за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
- за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
- за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб. Для юрлиц и ИП — предупреждение или административный штраф 10 000 руб.
Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами в 2019 году осуществляется без ограничений.
УФНС составляет план проверок, но документ рассчитан только для внутреннего использования. Как правило, это происходит не чаще одного раза в год или при наличии жалобы.
Также проверку проведут, если фирма раньше нарушала дисциплину работы с кассой или работает с убытком.
Похожие статьи
